ПОСТАНОВЛЕНИЕ
Администрации Тутаевского
муниципального района Ярославской области
г.Тутаев
23.08.2010 № 285
Об
утверждении
административного
регламента
В соответствии с Федеральным Законом «Об архивном деле в Российской
Федерации» № 125-ФЗ от 22.10.2004,
постановлением Администрации Тутаевского муниципального района от 14.05.2010 №
154 «Об утверждении Плана подготовки
административных регламентов»
ПОСТАНОВЛЯЮ:
1. Утвердить прилагаемый административный регламент по предоставлению
муниципальной услуги «Предоставление копий архивных документов».
2. Настоящее постановление вступает в силу после его официального опубликования.
3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на руководителя аппарата Администрации Тутаевского муниципального района Степанова С.А.
Временно исполняющий полномочия
Главы Тутаевского муниципального района
С.А.МАКЛАКОВ
Приложение к постановлению
Администрации Тутаевского МР
от 23.08.2010 № 285
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
по
предоставлению муниципальной услуги
«Предоставление
копий архивных документов»
1. Общие положения
1.1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги по предоставлению копий архивных документов для граждан и юридических лиц (далее - Административный регламент) разработан в целях повышения качества и доступности предоставления муниципальной услуги, создания комфортных условий для потребителей муниципальной услуги. Административный регламент определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при предоставлении муниципальной услуги по предоставлению копий архивных документов для граждан и юридических лиц (далее - муниципальная услуга).
1.2. Предоставление муниципальной услуги по предоставлению копий архивных документов осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
- Конституцией Российской Федерации;
- Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125 – ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- Федеральным законом от 06 октября 2003 года № 131 – ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»;
- Федеральным законом от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;
- Федеральным Законом от 27 июля 2006 года 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук».
1.3. Муниципальная услуга предоставляется архивным отделом Администрации Тутаевского муниципального района (далее – архивный отдел).
1.4. Конечным результатом предоставления муниципальной услуги является архивная копия или архивная выписка.
Копии архивных документов могут быть оформлены только в отношении тех лиц, о которых запрашиваются сведения, при наличии в документах вместе с запрашиваемыми сведениями сведений о других лицах оформляются архивные выписки.
Архивная копия – дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;
архивная выписка – документ архива, составленный на бланке архивного отдела, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.
1.5. В качестве заявителей на предоставление муниципальной услуги могут выступать российские граждане, граждане других государств, органы государственной власти и местного самоуправления, другие заинтересованные организации, учреждения и предприятия.
1.6. Муниципальная услуга предоставляется гражданам и юридическим лицам на основании письменного обращения (заявления) в адрес архивного отдела. Запрос пользователя рассматривается и исполняется архивным отделом при наличии в запросе наименования юридического лица (для граждан – фамилии, имени и отчества), почтового адреса пользователя, указания темы (вопроса), хронологии запрашиваемой информации.
Для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
Юридические лица предоставляют запрос на бланке организации.
1.7. Предоставление муниципальной услуги осуществляется бесплатно.
2. Требования к
порядку предоставления муниципальной услуги
2.1. Порядок информирования заинтересованных лиц о предоставлении муниципальной услуги.
2.1.1. Муниципальная услуга предоставляется архивным отделом при личном обращении граждан и представителей юридических лиц или по почте по адресу: 152303, Ярославская область г. Тутаев, ул. Комсомольская, 97.
Телефон для справок (485-33) 7-60-33.
Часы приема Архивного отдела: понедельник, среда, четверг с 08-00 до 17-00 (перерыв с 12.00 до 13.00).
Режим работы
Архивного отдела:
|
Понедельник |
8.00 – 17.00 (перерыв 12.00-13.00) |
|
Вторник |
8.00 – 17.00 (перерыв 12.00-13.00) |
|
Среда |
8.00 – 17.00 (перерыв 12.00-13.00) |
|
Четверг |
8.00 – 17.00 (перерыв 12.00-13.00) |
|
Пятница |
8.00 – 16.00 (перерыв 12.00-13.00) |
|
Суббота |
выходной день |
|
Воскресенье |
выходной день |
2.1.2. Информация о порядке оказания муниципальной услуги может предоставляться Архивным отделом:
1) по устному обращению;
2) по телефону;
3) по письменному обращению.
Информирование о ходе предоставления муниципальной услуги осуществляется специалистами Архивного отдела при непосредственном личном контакте с потребителями результата предоставления муниципальной услуги, с использованием почтовой, телефонной связи, при их непосредственном обращении.
При консультировании по телефону сотрудник Архивного отдела должен назвать свою фамилию, имя, отчество, должность, а также наименование органа, в которое обратилось заинтересованное лицо, а затем - в вежливой форме четко и подробно проинформировать обратившегося по интересующим вопросам.
Во время разговора
специалист должен произносить слова четко. Если на момент поступления звонка
специалист отдела проводит личный прием граждан, специалист вправе предложить обратиться по
телефону позже, либо, в случае срочности получения информации, предупредить о
возможности прерывания разговора по телефону для личного приема граждан. В
конце информирования специалист отдела, осуществляющий прием и
консультирование, должен кратко подвести итог разговора и перечислить действия,
которые необходимо предпринять (кто именно, когда и что должен сделать).
Разговор не должен продолжаться более 15 минут.
При невозможности специалиста, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы, телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) на другое должностное лицо, или же обратившемуся гражданину должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.
При консультировании посредством индивидуального устного информирования сотрудник Архивного отдела дает гражданину полный, точный и оперативный ответ на поставленные вопросы.
Информация о сроке завершения оформления документов и возможности их получения потребителю результата предоставления муниципальной услуги сообщается при подаче документов.
Время ожидания консультации не должно превышать 30 минут.
Время, отведенное для информирования получателя услуги - не более 15 минут.
Специалист отдела не вправе осуществлять информирование, выходящее за рамки информирования, влияющего прямо или косвенно на результат предоставления услуги.
Индивидуальное
письменное информирование при обращении заинтересованных лиц осуществляется
путем почтовых отправлений, либо предоставляется лично пользователю
муниципальной услуги.
Начальник отдела
рассматривает обращение лично, либо передает обращение специалисту отдела для
подготовки ответа.
Ответ на вопрос предоставляется в простой, четкой и понятной форме, с указанием фамилии, имени, отчества и номера телефона непосредственного исполнителя. Ответ направляется в письменном виде или по электронной почте (в зависимости от способа доставки ответа, указанного в письменном обращении, или способа обращения заинтересованного лица). Ответ направляется в течение 10 рабочих дней с даты представления обращения.
2.2.
Условия и сроки предоставления муниципальной услуги
Запросы, поступающие в архивный отдел:
- запросы о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту (тематические запросы). Разновидностью тематических запросов являются биографические запросы, по которым устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни и деятельности конкретных лиц;
- запросы, связанные с имущественными правами граждан и юридических лиц и запросы, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными обязательствами Российской Федерации (запросы социально-правового характера).
Письменные запросы
граждан и организаций, поступившие в Архивный отдел, подлежат обязательной
регистрации в течение трех дней с момента поступления. Регистрация запроса
является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.
Срок исполнения запросов социально-правового характера
граждан и организаций по материалам архива не должен превышать 30 дней со дня
регистрации запроса. При сложных запросах срок на основании резолюции начальника
отдела может быть продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным
уведомлением об этом заявителя.
Срок исполнения запросов
с использованием только научно-справочного аппарата архива – не более 15 дней с
момента регистрации обращения.
Пересылка непрофильных
запросов по принадлежности в другие
организации или архивы, а также информирование об этом заявителя осуществляется
в 5-ти дневный срок с момента регистрации обращения.
Время ожидания консультации не должно превышать 30 минут.
Время, отведенное для информирования получателя услуги - не более 15 минут.
2.3. Перечень оснований для отказа в предоставлении
муниципальной услуги
2.3.1. По запросам,
поступившим в Архивный отдел, которые не могут быть исполнены без
предоставления дополнительных сведений, гражданам направляется ответ о
необходимости предоставления необходимых данных.
2.3.2. Не подлежат
рассмотрению запросы, не содержащие фамилии, почтового адреса заявителя. Также не
принимаются к рассмотрению запросы, содержащие ненормативную лексику и
оскорбительные высказывания.
2.4.
Требования к оборудованию мест оказания муниципальной услуги
Прием граждан для
оказания муниципальной услуги осуществляется согласно графику работы Архивного
отдела, указанному в пункте 2.1. настоящего Административного регламента.
Место
предоставления муниципальной услуги оборудуется средствами пожаротушения и
оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации, в зимнее время отапливается.
Помещение для
оказания муниципальной услуги должно быть оснащено стульями, столами. Должно
быть оборудовано место для приёма и ожидания посетителей, оформлены стенды с
образцами заявлений.
3. Административные процедуры
3.1. Описание
последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги.
Организация
предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные
процедуры:
1) регистрация запросов
и передача их на исполнение;
2) анализ тематики
поступивших запросов;
3) направление запросов
на исполнение;
4) подготовка,
оформление и направление архивных копий, архивных выписок заявителям.
3.2. Основанием для
начала предоставления муниципальной услуги является обращение заинтересованного
лица в архивный отдел с заявлением (запросом) по установленной форме.
Поступившие в отдел
заявления регистрируются в течение 3 дней со дня поступления должностным лицом
в журнале регистраций архивных запросов.
Регистрация запроса
является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.
После регистрации
запросы передаются на рассмотрение начальнику архивного отдела.
Рассмотренные заявления
поступают на исполнение специалисту Архивного отдела.
3.3. Начальник Архивного
отдела осуществляет анализ тематики поступивших запросов, с учетом необходимых
профессиональных навыков и имеющегося в отделе научно-справочного аппарата и
информационного материала. При этом определяется:
- степень полноты
информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;
- местонахождение
архивных документов, необходимых для исполнения запроса;
- возможность исполнения
запроса;
- местонахождение, адрес
конкретной организации, куда следует направить непрофильный запрос по
принадлежности на исполнение.
Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве архивных документов, в течение 7 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом пользователя, или пользователю дается соответствующая рекомендация.
3.4. По итогам анализа
тематики поступивших запросов они распределяются между исполнителями.
При необходимости проведения объемной работы по поиску и копированию архивных документов архивный отдел письменно извещает пользователя о промежуточных результатах работы.
3.5. Подготовка,
оформление и направление архивных копий, архивных выписок гражданам.
3.5.1. Копирование
архивных документов производится на копировальном аппарате. На обороте каждого
листа архивной копии проставляются архивные шифры (номера фонда, описи, дела) и
номера листов единиц хранения архивного
документа. Все листы архивной копии
скрепляются, на месте
скрепления заверяются печатью и подписью
начальника отдела.
Архивные выписки
составляются на основании документов (подлинников и заверенных копий), хранящихся
в архиве.
Архивные выписки
составляются на бланке архивного отдела с обозначением названия документа
«Архивная выписка» и заверяются печатью.
В архивной выписке
название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью, извлечениями
из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по
запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного
документа отдельных слов обозначаются
многоточием.
В примечаниях к тексту
архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво
написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие
повреждения текста оригинала. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие
сомнения в их точности, оговариваются словами «Так в тексте оригинала», «Так в документе», «В тексте неразборчиво».
После текста архивной
выписки указываются архивный шифр (номера фонда, описи, дел) и номера листов
единицы хранения архивного документа.
В архивной выписке,
объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и
скреплены печатью.
При отсутствии в
архивном отделе архивных документов, необходимых для исполнения запроса, на
бланке архивного отдела составляется ответ, подтверждающий неполноту состава архивных документов по теме
запроса.
3.5.2. В случае если
запрос не может быть исполнен, заявителю направляется письмо с объяснением
причин невозможности исполнения: отсутствие запрашиваемых сведений,
необходимость предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса.
При этом заявителю могут быть даны рекомендации о возможных местах хранения
документов, необходимых для исполнения запроса, адреса соответствующих
государственных и ведомственных архивов.
3.5.3. Срок исполнения запросов не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса. В случае если информация на запрос не может быть представлена в этот срок или срок, указанный в обращении (запросе), из-за необходимости масштабной поисковой работы по комплексу архивных документов, начальник отдела вправе продлить срок рассмотрения запроса, уведомив об этом заявителя.
Рассмотрение запроса
(заявления) гражданина считается законченным, если по нему приняты необходимые
меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.
3.5.4. Архивная копия,
архивная выписка в случае личного обращения в архив заявителя или его
доверенного лица выдается ему под расписку при предъявлении паспорта или иного
удостоверяющего личность документа; доверенному лицу – при предъявлении
паспорта и доверенности, оформленной в установленном порядке.
Получатель архивной копии,
архивной выписки расписывается в регистрационном журнале, указывая дату ее получения.
На заявлениях о
получении архивных копий делается отметка о её выдаче
с указанием архивных шифров использованных документов.
В архивном отделе вместе
с заявлениями остаются копии архивных выписок.
При отсутствии в
архивном отделе документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке
архивного отдела составляется ответ об отсутствии запрашиваемых сведений. При
необходимости ответ может быть заверен печатью.
4. Порядок и формы контроля за
исполнением муниципальной услуги.
Текущий контроль за
соблюдением последовательности действий, определенных административными
процедурами по предоставлению муниципальной услуги, и принятием решений
осуществляется должностным лицом, курирующим работу архивного отдела, путем
проведения проверок соблюдения и исполнения положений настоящего Регламента.
Контроль за полнотой и качеством исполнения
муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и
устранение нарушений прав граждан и организаций, рассмотрение, принятие решений
и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения,
действия (бездействие) должностных лиц архивного отдела Администрации Тутаевского
муниципального района.
По результатам проведенных проверок, в случае
выявления нарушений прав граждан и организаций, осуществляется привлечение
виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской
Федерации.
Проверки могут быть плановыми (осуществляться на
основании годовых планов работы Администрации) и внеплановыми. Проверка может
проводиться по конкретному обращению заявителя.
5. Порядок
обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе
предоставления муниципальной услуги.
Действия
(бездействие) и решения должностных лиц отдела, осуществляемые (принятые) в
ходе предоставления муниципальной услуги, могут быть обжалованы потребителем
муниципальной услуги во внесудебном порядке и (или) в суде.
Во внесудебном порядке граждане вправе обратиться с жалобой на решение или действие (бездействие), осуществляемое (принятое) в ходе предоставления муниципальной услуги на основании настоящего Административного регламента (далее - обращение), к Главе Тутаевского муниципального района. Заявитель в своей жалобе в обязательном порядке указывает: фамилию, имя, отчество; почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ; изложение сути жалобы; фамилия, имя, отчество должностного лица, действие или бездействие которого обжалуется; личную подпись и дату.
Место обращения заявителя с жалобой — Администрация Тутаевского муниципального района (г. Тутаев, ул. Кирова, 35, Глава Тутаевского муниципального района).
Порядок судебного обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления муниципальной услуги, определяется законодательством Российской Федерации о гражданском судопроизводстве и судопроизводстве в арбитражных судах.
Место нахождения Тутаевского городского суда: г. Тутаев, ул. Советская, 7.
Руководитель
аппарата Администрации
Тутаевского
муниципального района
С.А.СТЕПАНОВ